Вопрос отправки документов заказчику после перевозки может показаться простым, но на деле требует внимательности и понимания процесса. Важно не только отправить документы, но и убедиться, что они будут доставлены правильно и вовремя.
Сохранение копий документов
Первое и самое важное правило – всегда сохранять копии отправляемых документов. Товарно-транспортные накладные (ТТН) должны выписываться в четырех экземплярах, два из которых остаются у перевозчика. Это требование закреплено Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Даже если оригиналы отправлены заказчику, копии должны быть у вас. Фотографирование документов – это простой и эффективный способ их сохранения.
Своевременная отправка
Если договор-заявка предусматривает отправку документов в течение определенного срока после перевозки, не стоит откладывать этот процесс. Используйте услуги курьерских служб или Почты России для быстрой и надежной доставки.
Методы отправки
При отправке документов курьерской службой выбирайте опцию с отслеживанием. Если используете Почту России, отправляйте документы заказным письмом, чтобы иметь номер для отслеживания. Чеки и другие документы, которые могут выцвести, следует копировать или фотографировать.
Описание вложений
Рекомендуется отправлять документы с описью вложений, чтобы было четко видно, какие документы были отправлены. Убедитесь, что перечень соответствует требованиям договора-заявки.
Заключение
Отправка документов – это не просто формальность, а важный этап в процессе перевозки. Правильное выполнение этого этапа поможет избежать недоразумений и финансовых потерь. Следуйте этим рекомендациям, чтобы обеспечить эффективную и безопасную отправку документов вашим заказчикам.