Как это ни парадоксально звучит, но наверно трудно назвать другой вид деятельности, в котором с одной стороны было бы так важно иметь качественные документы (транспортник имеет дело с грузом, реальной ценностью) и с другой стороны полное игнорирование такой необходимости в практической деятельности подавляющим числом операторов …

По большей части это объясняется тем, что динамика сферы доставки груза зашкаливает, прибавьте к этому громадную конкуренцию и в результате такая гремучая смесь просто не даёт времени всё выверять как на стадии приёма заказа, так и в процессе исполнения.

Как же не теряя динамики, выполнять самые важные действия с документами, которые в дальнейшем позволят отстаивать свою правоту, ведь воспользоваться сканкопией договора, заявки при их отрицании контрагентом на практике может быть очень проблематичным. При выполнении следующих рекомендаций, использование, например в суде документов, переданных по электронной почте, будет более результативным.

1. Старайтесь вносить в заявку, договор условия об обмене копиями документов, при этом конкретно указывайте адреса электронной почты, по которым будет происходить обмен, целесообразными будут оговорки по типу: «копии договора, заявки, переданные/полученные по указанным адресам электронной почты являются допустимым и надлежащими доказательствами в суде».

2. Устанавливайте порядок обмена электронными документами. Сканкопия бумажного документа не является электронным документом в понимании действующего законодательства, а вот письмо контрагенту в электронной форме вполне может выступать таковым в случае его подписания электронной подписью или иным электронным аналогом собственноручной подписи.

3. В случае спорной ситуации и отсутствии надлежащей документации собирайте подтверждающие действия. Так, подтверждение договоров, заявок происходит непосредственно действиями контрагента его посредника, исполнителя. Такими действиями могут быть как самые распространённые – например фактическое выполнение перевозки, частичная оплата, так и инициированные вами, например требование либо инструкция и соответствующий ответ на неё, нередко и бездействие контрагента является информативным и его можно использовать в дальнейшем.

Автор статьи Юрий Рогачев (транспортный адвокат)